Projektmanagement , Datum: 17.03.2022, Format: Artikel, Bereich: Programm

Projektstart

Sie werden aufgefordert einen Antrag über die Plattform easy-Online zu stellen und verschiedene Unterlagen einzureichen, anhand derer die Bonität ihrer Organisation überprüft werden kann. Außerdem müssen Sie anfangen, sich über die konkrete Umsetzung Ihres Projektes Gedanken zu machen. Es erfolgt hinsichtlich des Projektstarts eine Absprache zwischen Ihnen und der sachbearbeitenden Stelle. Sollte der Zuwendungsbescheid nicht rechtzeitig zum Projektbeginn vorliegen, erhalten Sie vorab eine Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmebeginn (VZM). Sie können jetzt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen und erste Investitionen in die Infrastruktur des Projektes tätigen.

Der VZM ist kein Ersatz für den Bescheid, sondern bestätigt nur, dass Ausgaben, die getätigt werden bevor der Bescheid zugestellt wird, zuwendungsfähig sind. Sie müssen dabei beachten, dass nach Erhalt des VZM immer noch die Möglichkeit besteht, dass der Bescheid nicht erstellt werden kann. Alle Ausgaben, die Sie auf Grund eines VZM tätigen, tun Sie auf eigenes Risiko.

easy-Online Antrag stellen

Nachdem Ihre Skizze positiv bewertet wurde, werden Sie eingeladen, einen Antrag über das Portal easy-Online zu stellen. Dieses Portal ist für die gesamte Projektförderung auf Bundesebene ausgelegt und enthält deswegen einige Felder, die für die Projektförderung im BGZ nicht notwendigerweise ausgefüllt werden müssen. Bei Fragen und Problemen hinsichtlich der Eingabe helfen wir Ihnen gerne weiter. Nach Fertigstellung des Antrags über das Portal ist dieser ausgedruckt und unterschrieben an das Förderreferat per Post zu senden.

Hinsichtlich der Vergütung und Ähnlichem können Sie an folgender Stelle mehr erfahren: Worauf muss ich bei der Einstellung von Personal achten?

Ab Projektbeginn können Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen. Bei der Auswahl vom Projektpersonal würden wir empfehlen, darauf zu achten, dass die Person der mit der Organisation, der Örtlichkeit / dem Sozialraum und der Zielgruppe vertraut ist. In einem BGZ-Projekt müssen in der Regel mehrere Aufgaben verteilt werden: Projektleitung, Projektassistenz und Buchhaltung sowie Ehrenamtliche.

Die Projektleitung ist die zentrale Stelle in einem Projekt. Sie muss dafür sorgen, dass die in dem Projektantrag formulierten Ziele eingehalten werden, sie muss konkrete Maßnahmen planen, entscheiden wer diese mit welchen Ressourcen erledigt, die Zusammenarbeit im Team organisieren und schließlich die Arbeit des Teams überwachen. Sie muss das Team leiten, motivieren und ihre Konflikte regeln.

Worauf müssen Sie beim Ausfüllen der Mittelanforderung achten?

Die Projektleiterin oder der Projektleiter braucht dementsprechend neben fachlichen auch die nötigen Methoden-, Führungs- und persönlichen Kompetenzen. Oftmals muss dieselbe Person auch die Aufgabe der Projektüberwachung und -abrechnung übernehmen. Dazu gehört insbesondere das Verfassen der Sachberichte im Rahmen des Wirkungsmonitorings und das Erstellen von Verwendungsnachweisen. Zusätzlich dazu sind beim Förderreferat regelmäßig die bewilligten Mittel anzufordern.

Ein rein hauptamtliches Projektteam wird es in den meisten Projekten nicht geben. Im Regelfall arbeiten die Hauptamtlichen mit Honorarkräften und Ehrenamtlichen zusammen. Insofern ist es sinnvoll, auch diese als Teil des Teams zu betrachten. Je klarer die Rollenverteilung von Anfang an ist, desto weniger Probleme gibt es hinsichtlich der Wahrnehmung der Aufgaben im Projektverlauf. Die Projektleitung sollte von Anfang an klar formulierte Aufgaben vergeben, für die die einzelnen Mitarbeitenden eigenständig verantwortlich sind.

Vernetzung

Kooperationspartner

Zum Erfolg eines Projekts kann beitragen, dass man die Expertise von anderen, wie von Kooperationspartnern, nutzt. Ein Kooperationspartner ist eine Organisation, die eng mit dem Zuwendungsempfänger zusammenarbeitet. Etablierte Organisationen können zum Beispiel mit Migrantenselbstorganisationen kooperieren, um spezifische Zielgruppen zu erreichen. Bei Kooperationen ist darauf zu achten, dass auf Augenhöhe zusammengearbeitet wird.

An den Kooperationspartner können Mittel direkt weitergeleitet werden, ohne dass ein Auftrag vergeben werden muss. Dafür ist ein Weiterleitungsvertrag zwischen den Partnern notwendig.

Der Weiterleitungsvertrag umfasst laut besonderen Nebenbestimmungen des Zuwendungsbescheids:

  • "die Art (Projektförderung) und Höhe der Zuwendung,
  • der Zuwendungszweck,
  • die Finanzierungsart, die Finanzierungsform (nicht rückzahlbar) und der Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben,
  • der Bewilligungszeitraum,
  • die Abwicklung der Maßnahme und die Prüfung der Verwendung der Zuwendung entsprechend den Nrn. 1 bis 7 ANBest-P/GK. Die in Betracht kommenden Bestimmungen sind dem Inhalt nach unmittelbar in den Vertrag zu übernehmen; das für den Erstempfänger vorzusehende Prüfungsrecht ist auch für die Bewilligungsbehörde (einschließlich für einen von ihr Beauftragten) auszubedingen,

  • die Anerkennung für einen Rücktritt vom Vertrag. Ein wichtiger Grund für einen Rücktritt vom Vertrag ist insbesondere gegeben, wenn:

    • die Voraussetzungen für den Vertragsabschluss nachträglich entfallen sind,
    • der Abschluss des Vertrages durch Angaben des Letztempfängers zu Stande gekommen ist, die in wesentlicher Beziehung unrichtig oder unvollständig waren,
    • der Letztempfänger bestimmten - im Zuwendungsbescheid genannten - Verpflichtungen nicht nachkommt.
  • die Anerkennung der Rückzahlungsverpflichtungen und der sonstigen Rückzahlungsregelungen durch den Letztempfänger, die Verzinsung von Rückzahlungsansprüchen.“

Netzwerke für Integration

Worauf Sie bei der Bildung eines Netzwerkes bzw. vor dem Anschluss an ein Netzwerk achten müssen, sehen Sie im Beitrag über Netzwerkbildung.

Es gibt in den meisten Kommunen bereits Netzwerke für Integration oder von den Integrationsbeauftragten der Kommune sowie von Geflüchtetenhilfsorganisationen gegründete Gruppen, die sich für Geflüchtetenhilfe, Integration und der Zusammenhalt in Vielfalt einsetzen.

Laut einer Nebenbestimmung des Zuwendungsbescheids ist die Zusammenarbeit mit folgenden Netzwerkpartnern anzustreben: Migrationsberatung für erwachsene Zuwanderer (MBE), Jugendmigrationsdienst (JMD), Houses of Resources (HoR), Integrationskursanbieter, Stützpunktverein(e) des Programms "Integration durch Sport" sowie kommunale Einrichtungen. Ebenso sollte das Projekt mit anderen vor Ort durchgeführten Förderprogrammen wie z.B. dem Städtebauförderungsprogramm "Stadtteile mit besonderem Entwicklungsbedarf – Soziale Stadt" kooperieren.

Sie finden die Kontaktdaten zu lokalen Kooperationspartnern des BAMF über unser Geo-Informationssystem.

Regionalkoordinatorinnen und Regionalkoordinatoren

Regionalkoordinatorinnen und Regionalkoordinatoren sind die Kontaktpersonen des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) vor Ort. Neben z.B. der Überprüfung von Integrationskursen sind sie auch in die Betreuung der Projekte des BGZ einbezogen. So führen sie regelmäßig Projektbesuche durch und stehen bereit, Fragen von Projekten mit Regionalbezug hinsichtlich der Vernetzung mit anderen Organisationen der Integrationsarbeit oder Anschlussfinanzierung zu beantworten.

Der Kontakt kann Ihnen von Ihren zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern vermittelt werden.

Risiko- und Qualitätsmanagement

Risikomanagement

Risikomanagement bezeichnet das Einplanen von und das Umgehen mit Ereignissen, die die Umsetzung des Projektplans gefährden.

Wie groß die Risiken eines Projektes sind, hängen nicht nur von der Zuwendungssumme ab, sondern auch von vielen anderen Faktoren.

  • Das Projekt steht und fällt mit den Teilnehmenden. Wichtig ist es, dass die Teilnehmenden für eine gewisse Zeit vor Ort sind und im Projekt Ideen realisiert werden, die die Teilnehmenden interessieren sowie Anleitende, die eine richtige Ansprache zu den Teilnehmenden haben. Hier ist eine gewisse Flexibilität innerhalb der Projektkonzeption erforderlich (z.B. andere Räumlichkeiten und Zeiten, andere Themen und Zielgruppen).
  • Wenn das Personal wechselt, bitte rechtzeitig anzeigen.
  • Bei unvorhersehbaren Verschiebungen bei den Projektausgaben bzw. plötzlichen Ereignissen sind Lösungen mit dem zuständigen Sachbearbeitenden herbeizuführen.
  • Wenn für die Durchsetzung eines Projekts Stakeholder erforderlich sind, müssen diese frühzeitig einbezogen und für das Projekt gewonnen werden.

Veränderungen in der Projektausrichtung sind in Absprache mit den zuständigen Sachbearbeitenden möglich.

Das Wirkungsmonitoring im Bundesprogramm

Die Überprüfung der Zielerreichung der Projekte ist als Wirkungsmonitoring angelegt. Das Wirkungsmonitoring umfasst einmal den Erfolg des Einzelprojekts in Form einer klassischen Sachberichterstattung. Bei dieser wird überprüft, ob die Ziele des Projekts erreicht wurden und welche Faktoren einer Zielerreichung im Wege standen. Andererseits können im Rahmen des Wirkungsmonitorings aber auch Aussagen zum Gesamterfolg des Bundesprogramms generiert werden.

Weitere Controlling-Maßnahmen im Bundesprogramm

Das Wirkungsmonitoring dient nicht nur der Erfolgskontrolle, sondern ermöglicht Projektträgern und Zuwendungsgebern ein besseres Controlling des Projektes. In diesem Rahmen meint Controlling vor allem das Optimieren von Prozessen: Wie muss angesichts der im Wirkungsmonitoring erkannten Probleme nachgesteuert werden?

Zu einem umfangreichen Projektcontrolling gehört im Bundesprogramm auch der regelmäßige Kontakt zum Förderreferat und Vor-Ort-Besuche durch Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sowie Regionalkoordinatorinnen und Regionalkoordinatoren. Diese können bei einer Reihe von Problemen unterstützend tätig werden:

  • Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter können Maßnahmeänderungen genehmigen, die zu einer besseren Zielerreichung führen.
  • Regionalkoordinatorinnen und Regionalkoordinatoren können Zugang zu kommunalen Integrationsnetzwerken eröffnen, die Zugang zu Anschlussfinanzierung oder Wegen zur Teilnehmerakquise bieten und beraten bei der Vernetzung mit lokalen Akteuren

Mehr zum Qualitäts- und Risikomanagement kann auch in den Schulungen für Monitoring, Controlling und Evaluation (MCE-Schulungen) gelernt werden, die für Projektträger im zweiten Projektjahr angeboten werden.

Evaluation

Evaluation als projektbegleitender Prozess

Eines der größten Irrtümer im Hinblick auf Evaluationen ist, dass diese den Abschluss einer Aktivität (eines Projektes oder einer Schulung) darstellen. Die Evaluation der Aktivität muss schon bei ihrer Planung mitbedacht werden. Darum wird z.B. erwartet, dass in der Interessensbekundung bereits Indikatoren benannt und mit sinnvollen und ambitionierten Kennzahlen versehen werden. Am Ende eines Projektzeitraums wird überprüft, ob die Projektziele und beabsichtigten Wirkungen erreicht wurden. Dabei blickt das Projekt auf seine eigenen Erfolge. Das Bundesprogramm hat daneben auch die Wirkungen aller Projekte im Blick.

Was gehört alles zu einer Evaluation?

Evaluiert werden kann nach verschiedenen Kriterien. Fünf Begriffe sind dafür zentral:

  • Relevanz: Sind die Maßnahmen überhaupt geeignet, die Bedarfe der Zielgruppe zu erfüllen bzw. die Probleme im Sozialraum zu lösen?
  • Nachhaltigkeit: Sind die Wirkungen von Dauer?
  • Effektivität: Werden die Leistungsziele erreicht?
  • Impact: Werden die Wirkungsziele erreicht?
  • Effizienz: Werden die Leistungsziele mit angemessenem Aufwand erreicht?

Methoden der Evaluation

Drei verschiedene Methoden der Evaluationsforschung kommen für die Selbstevaluation von Projekten im BGZ in Frage:

Methode Anonyme Online-BefragungGruppendiskussion/ FokusgruppeAuswertung von generierten Daten bei der Projektdurchführung
ZielMessung von Änderungen in den Einstellungen oder KompetenzenErfassung von Wahrnehmungen von Veränderungen im SozialraumEvaluation zur Erreichung der Leistungsziele
Vorteilgeringer Aufwand bei der Auswertung;
Mehrfachdurchführung der gleichen Umfrage zu späteren Zeitpunkten möglich		Herausfinden von Gruppenmeinungen;
Natürliche Gesprächssituation		Günstige Datenerhebung
NachteilAnonymität: Nachfragen sind nicht möglichHoher Aufwand bei der AuswertungPermanente Datenerhebung

Projektabschluss

Letzte Mittelanforderung

Am Ende des Projektes steht die letzte Mittelanforderung an. Diese sollte so geplant sein, dass alle Mittel bis Ende der Projektlaufzeit verausgabt werden können. Alle neu entstehenden Zahlungen, die nicht innerhalb der Projektlaufzeit liegen, sind nicht mehr zuwendungsfähig.

Abschlussgespräch

Richtung Ende der Projektlaufzeit ist es sinnvoll, ein Abschlussgespräch mit der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter zu suchen. Diese werden selbstverständlich gerne durchgeführt. Sie bieten Gelegenheit, sich gegenseitig Feedback zu geben und gemeinsam über Möglichkeiten einer zukünftigen Ausrichtung der Projekt- bzw. Vereinsarbeit zu sprechen.

Verstetigung und Nachhaltigkeit

Das Thema der Nachhaltigkeit ist für BGZ-Projekte besonders wichtig, weil das Bundesprogramm nur eine Anschubfinanzierung gewähren kann. Deswegen ist es sinnvoll, sich frühzeitig (spätestens im zweiten Projektjahr) Möglichkeiten zu überlegen, wie das Projekt verstetigt werden kann und in diese Richtung Netzwerke und Kooperationen knüpft. Im Zuge dessen ist es sinnvoll:

  • Maßnahmen vor Ort über Kommunen, oder in die Regelangebote von Wohlfahrtsverbänden zu integrieren.
  • Drittgelder zu akquirieren wie Stiftungs- und Spendengelder.
  • mit Ehrenamtlichen neue Vereine zu gründen und oder Aktivitäten ehrenamtlich fortzuführen.
  • die Ergebnisse des Projektes festzuhalten durch Dokumentationen, Handreichungen oder Podcasts und so Dritten zur Verfügung zu stellen.
  • Kontakt zu Regionalkoordinatorinnen und Regionalkoordinatoren herzustellen.

Anschlussfinanzierung

Um eine Anschlussfinanzierung zu finden, ist es von Vorteil sich gut mit der lokalen Förderlandschaft auszukennen. Förderprogramme finden sich sowohl auf europäischer, Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene. Eine vollständige Darstellung der Förderprogramme ist hier auf Grund der Anzahl schlicht unmöglich. Hier kann deswegen nur beschrieben werden, wie Sie vorgehen können, um eine Anschlussfinanzierung zu finden:

Die erste Anlaufstelle für Förderprogramme ist die Website der Förderdatenbank im Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz. Auf dieser Seite des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz finden Sie eine Übersicht aller Förderprogramme der Europäischen Union, des Bundes und der Länder. Dort können Sie z.B. nach Begriffen wie "Integration" oder "Zusammenhalt" suchen und dann nach Bundesländern filtern, um ein angemessenes Förderprogramm zu finden. Es werden kein kommunalen Fördermöglichkeiten angezeigt.

Daneben gibt es noch Zuwendungsgeber wie zum Beispiel Aktion Mensch oder die Fernsehlotterie, die ebenfalls Projekte fördern und finanzieren.

Ein nächster Schritt ist, sich über ihre Sachbearbeiterin oder ihren Sachbearbeiter mit den lokalen Regionalkoordinatorinnen oder Regionalkoordinatoren in Verbindung setzen zu lassen. Diese sind lokal gut vernetzt und können bei kommunalen Fördermöglichkeiten beraten.

Zusätzlich können Sie natürlich direkt beim für Integration zuständigen Referat Ihrer Kommune nachfragen. Für Kommunen ist eine aktive Bürgergesellschaft ein Standortfaktor, weswegen die Unterstützung von Projekten mit einer guten Argumentation gesichert werden kann. In diesem Bereich sind Stiftungen vor Ort ein immer wichtigerer Player. Dafür sind häufig nicht so hohe Zuwendungen möglich, wie bei Förderprogrammen. Es ist eventuell notwendig eine Priorisierung einzelner Maßnahmen vorzunehmen, die weitergeführt werden sollen.

Weiterführende Informationen zum Einwerben von Fördermitteln erhalten Sie z.B. bei der Bundeszentrale für politische Bildung (bpb).

Quelle: © BAMF I ORCA Affairs GmbH