Finanzierungsplan

Einer der zentralen Bestandteile von Projekten des BGZ ist das Projektpersonal. Dies gilt sowohl hinsichtlich des finanziellen Aspekts als auch in Bezug auf die Personalie selbst. Die folgenden Ausführungen sollen daher beide Gesichtspunkte beleuchten und auf die wichtigsten Regelungen und deren praktische Auslegung eingehen.

Aus finanzieller Sicht stellen die Personalausgaben in einem Projekt des BGZ regelmäßig den größten Anteil am Finanzierungsplan dar. Oftmals betragen diese etwa 70 bis 80 Prozent der kompletten Gesamtausgaben.

Daher ist die Einstellung eines qualifizierten und fachlich geeigneten Projektpersonals bereits zu Projektbeginn besonders wichtig. So muss/müssen der/die Mitarbeitende/n sich nicht nur um die Organisation von Maßnahmen, die Projektabwicklung und Abrechnung kümmern. Ein entscheidender Faktor ist die Gewinnung der Zielgruppe für das Projekt. Sinnvoll kann es daher sein, im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten mehr als einen Mitarbeitenden im Projekt zu beschäftigen (ggf. mit reduziertem Stundenumfang). Je nach Einzelfall können z.B. die Aufgaben Projektleitung und -organisation sowie die verwaltungsmäßige Abrechnung voneinander getrennt werden. Das Bundesamt als Zuwendungsgeber unterscheidet hier bei der Zuwendungsfähigkeit von Personalausgaben außerdem zwischen drei verschiedenen Entgelt-Ebenen. Diese sind:

1. Projektleitung
2. Projektassistenz
3. Bürokräfte für die Verwaltung-/Abrechnung

Im Falle einer Teilzeitbeschäftigung von Mitarbeitenden in Projekten ist zwingend darauf zu achten, dass mindestens eine Stelle (Projektleitung oder Projektassistenz) 50 % einer vergleichbaren Vollzeitstelle im öffentlichen Dienst des Bundes beträgt (= mind. 19,50 Wochenstunden). Dadurch soll sichergestellt werden, dass Projektmitarbeitende sich nicht nur "nebenbei" mit dem geförderten Projekt befassen. Die Wochenarbeitszeit von Bürokräften, welche sich ausschließlich mit der Abrechnung des geförderten Projektes beschäftigen, darf die zuvor genannte Mindeststundenzahl unterschreiten.

Ein wichtiger Punkt hinsichtlich des Projektpersonals ist ferner, dass nicht das Bundesamt (Zuwendungsgeber) als Arbeitgeber für das Projektpersonal auftritt, sondern der Projektträger (Zuwendungsempfänger). In der Folge ist auch ausschließlich der Projektträger für die Einhaltung aller arbeitsrechtlichen Belange verantwortlich. Dies gilt auch für die Sicherstellung der entsprechenden Qualifikation und Vorkenntnisse, die im Einklang mit der Tätigkeit der/des jeweiligen Projektmitarbeitenden stehen müssen. Diesen Sachverhalt muss der Projektträger im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung auf Verlangen des Bundesamts in geeigneter Weise belegen.

Die sächlichen Verwaltungsausgaben umfassen alle Ausgaben, die für die Durchführung der Maßnahmen notwendig sind sowie kleinere Investitionen, Mietausgaben und Reisekosten. Dazu können zählen:

• Miete
• Vergabe von Aufträgen
• Verbrauchsmaterial und Literatur
• Ausgaben für Maßnahmen
• Öffentlichkeitsarbeit
• Dienstreisen

Zuwendungsfähig sind Mietausgaben regelmäßig nur, wenn auch ein Mietvertrag geschlossen wurde. Wenn eigene Räume genutzt werden, werden im Allgemeinen keine Mietausgaben bezahlt. Eine Ausnahme ergibt sich, wenn durch die Nutzung eigener Räume Mieteinnahmen wegfallen. Dies muss aber schriftlich nachgewiesen werden.

Beim Abschluss von Verträgen muss immer auf die Vertragslaufzeit geachtet werden. Das heißt, dass diese mit dem Förderzeitraum identisch sein muss. Die Mietverträge müssen darüber hinaus angemessen sein.

Die Vorgaben zu Mietverträgen entnehmen Sie dem Leitfaden zum Förderprogramm [PDF, 210KB].

Die Position Verbrauchsmaterial umfasst nur solche Verbrauchsmaterialien, die bei der Durchführung der Maßnahmen anfallen, also z.B. Flip-Chart-Blätter für einen Workshop. Alle Verbrauchsmaterialien für den alltäglichen Bürobedarf fallen dagegen in die Verwaltungskostenpauschale. Dazu gehören auch Ausgaben für Telefon- und Internetverbindungen.

Neben dem Verbrauchsmaterial sind auch Ausgaben für projektbezogene Literaturanschaffungen zuwendungsfähig.

"Ausgaben für Maßnahmen" ist absichtlich relativ abstrakt gehalten, um die Vielfalt der Projekte widerzuspiegeln. Darunter fallen z.B. die Kosten für die Verpflegung von Teilnehmenden, für Eintrittskarten, für Fahrtkosten — abhängig davon, was in dem Projekt mit welchen Mitteln erreicht werden soll.

Ehrenamtliche dürfen nicht für ihre Tätigkeit bezahlt werden, da sie sonst keine Ehrenamtlichen wären. Ehrenamtlich Engagierte sollen aber auch nicht finanziell geschädigt werden. Deswegen ist es möglich eine Aufwandsentschädigung zu zahlen. Die Entschädigung des Ehrenamtes läuft über die Ehrenamtspauschale, die seit 1. Januar 2021 bis zu 840,00 € jährlich beträgt. 

Im Bundesprogramm kann eine Ehrenamtspauschale von bis zu 5 % der Bundeszuwendung bewilligt werden. Im Finanzierungsplan wird die Ehrenamtspauschale unter der Position "Ausgaben für Maßnahmen" abgerechnet.

In der Position Öffentlichkeitsarbeit können Ausgaben für Printmedien wie Flyer und Plakate sowie Ausgaben für digitale Maßnahmen wie die Erstellung einer Projektwebseite abgerechnet werden.

Investitionsgüter sind solche Gegenstände, die man zur Durchführung des Projekts unbedingt benötigt. Dabei handelt es sich zum Beispiel um einen Computer oder um eine Softwarelizenz, ohne deren Anschaffung es nicht möglich wäre, das Projekt und oder eine Maßnahme durchzuführen.

Die Beschaffung von Investitionsgütern und Gegenständen muss begründet werden. Die Zuwendungsfähigkeit von Gegenständen und Investitionsgütern hängt von dem Inhalt des Projektes und der Maßnahmen, die zur Zielerreichung durchgeführt werden, ab. Investitionsgüter sollen im ersten Jahr (Projektjahr) der Förderung angeschafft werden. Eine Abschreibung ist nicht möglich. Beträgt der Anschaffungswert bei Investitionsgütern mehr als 1.190,00 Euro (inklusive Umsatzsteuer), sind mindestens drei Vergleichsangebote einzuholen. Dabei ist stets der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Zuwendungsfähig sind insbesondere auch Ausgaben für die technische Ausstattung und die notwendige technische Infrastruktur zur Durchführung von digitalen Maßnahmen und Veranstaltungen. Nach Möglichkeit sollte jedoch auf bereits vorhandene technische Infrastruktur zurückgegriffen werden.

Wichtig: Im BGZ sind Baumaßnahmen und Renovierungsausgaben sowie Reparaturkosten nicht zuwendungsfähig.

Den Ausgaben stehen die Einnahmen gegenüber. Hier wird zwischen Eigenmitteln und Einnahmen/Mitteln Dritter/Zuschüssen unterschieden.

Eigenmittel sind ausschließlich die Mittel, die ihre Organisation bereits besitzt und die in das Projekt eingebracht werden. Diese müssen regelmäßig 10% der Bundeszuwendung sein. Da die Zuwendung regelmäßig noch nicht zu Beginn des Jahres fließen kann, müssen die Ausgaben zunächst durch Eigenmittel finanziert werden. Damit auch Vereine mit geringen Finanzmitteln auf einen Eigenmittel-anteil von 10% kommen können, werden auch nichtbare Mittel anerkannt:

"Im Einzelfall und nach Rücksprache und Begründung kann der Einsatz von Stammpersonal und bei finanzschwachen Antragstellern auch das ehrenamtliche Engagement (max. 100,00 Euro / Monat) als Eigenmittel anerkannt werden." (siehe Leitfaden [PDF, 209KB])

Bei Einnahmen/Mitteln Dritter/Zuschüssen handelt es sich um Spenden, oder Zuschüssen von anderen Zuwendungsgebern zum Beispiel von Kommunen oder Stiftungen. Die Einnahmen, Drittmittel und Zuschüsse müssen klar getrennt im Finanzplan aufgeführt werden.

Wie sich die Verringerungen der Gesamtausgaben auf die Bundeszuwendung auswirkt, hängt davon ab, welche Finanzierungsart gewählt wurde. Normalerweise ist dies bei BGZ-Projekten die Fehlbedarfsfinanzierung. In diesem Fall gehen Reduktionen der Gesamtausgaben immer zugunsten des Bundesamtes. Das heißt, dass alle Minderausgaben die Bundeszuwendung reduzieren, während die Eigen- und Drittmittel gleichbleiben.

Bei einer Anteilsfinanzierung ist das anders. In diesem Fall werden die Eigen- und Drittmittel proportional zur Reduktion der Zuwendung der Gesamtausgaben verringert.

Wenn Sie Minderausgaben haben, fordern Sie einfach mit der letzten Mittelanforderung des Jahres entsprechend weniger Mittel an. Ein Änderungsbescheid ist in diesem Fall nicht notwendig. Wenn die Minderausgaben allerdings darauf zurückgehen, dass nicht alle Projektmaßnahmen durchgeführt werden konnten, ist es notwendig, sich mit der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter in Verbindung zu setzen, um zu besprechen, wie eine Zielerreichung noch möglich ist.

Eine Erhöhung der Spenden, Drittmittel und Einnahmen geht immer zugunsten des Bundesamtes. Wenn Sie also nach Erhalt des Bescheids zusätzliche Mittel einwerben, verringert sich dadurch entsprechend die Zuwendungssumme, sodass die zuwendungsfähigen Gesamtausgaben gleichbleiben. Das heißt, Sie haben immer die gleiche Summe zur Verfügung.

Anders liegt der Fall, wenn neue Projektmaßnahmen hinzukommen, die vorher nicht eingeplant waren. Dann ist eine Deckung der zusätzlichen Ausgaben durch weitere Spenden, Drittmittel oder Einnahmen zulässig. Es muss sich aber tatsächlich um neue Maßnahmen handeln und nicht nur eine Erhöhung der Ausgaben für bereits bewilligte Maßnahmen.

Das BGZ setzt auf wirkungsorientierte Ziele. Das bedeutet, dass für die Bewertung eines Projektes relevant ist, ob die angestrebten Veränderungen bei Teilnehmenden und im Sozialraum erreicht werden. Deswegen muss strikt getrennt werden zwischen dem Ausfallen einiger Aktivitäten und dem Nichterreichen beabsichtigter Wirkungen. Am Beispiel der Corona-Pandemie lässt sich das gut beschreiben.

Viele Projekte mussten auf Grund der Abstands- und Hygieneregeln sowie temporärer Kontakteinschränkungen einzelne Maßnahmen einstellen. Sie nahmen daraufhin Kontakt mit ihren Sachbearbeitenden auf und besprachen mögliche Änderungen in der Durchführung der Projekte. So wurden viele Workshops durch digitale Formate, Gruppentreffen durch Tandem-Modelle und Veranstaltungen im Freien ersetzt.

Es geht nicht darum, dass eine bestimmte Maßnahme durchgeführt wird, sondern dass die Wirkungsziele bestmöglich erreicht werden. Wichtig ist dabei allerdings die regelmäßige Rücksprache mit den Sachbearbeitenden, damit den Änderungen zugestimmt wird und somit zuwendungsfähig sind.

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass das Projekt vorzeitig beendet wird. Das passiert, wenn die Zielgruppe nicht erreicht wird oder die Maßnahmen nicht durchgeführt werden können. Dann muss sich die Projektleitung zeitnah mit den Sachbearbeitenden in Kontakt setzen, um zu besprechen, wie das Projekt vorzeitig beendet werden kann, ohne dass größere Rückzahlungen anfallen.

Im Bundesprogramm wird ein sogenanntes Mittelanforderungsverfahren eingesetzt. Das bedeutet, dass Mittel angefordert werden, die in einem Zeitraum von bis zu sechs Wochen ausgegeben werden. Dies soll den Trägern eine gewisse Flexibilität im Gegensatz zum üblichen Mittelabrufverfahren geben, bei dem Mittel direkt vor der Zahlung abgerufen und innerhalb eines Tages ausgegeben werden müssen.

Für die Anforderung wird ein Mittelanforderungsformular verwendet, welches ausgefüllt, unterschrieben und eingescannt an das Förderreferat geschickt werden muss. Eine Auszahlung erfolgt dann üblicherweise innerhalb einer Woche.

Hier können Sie die Formulare downloaden:

• Mittelanforderung für altersunabhängige Projekte [DOCX, 91KB]
• Mittelanforderung für IK-Projekte [DOCX, 91KB]